Muitas pessoas consideram os e-mails como um método de comunicação antiquado, uma vez que os jovens da geração atual optam por se comunicar por meio de aplicativos de mensagens instantâneas. Além disso, as empresas estão cada vez mais presentes em plataformas como o Facebook, o que tem levado a uma mudança na forma como a comunicação formal é feita, muitas vezes ocorrendo através de redes sociais.
Com base em tudo isso, você pensaria que a popularidade do email pode estar diminuindo. Mas não é.
Na verdade, estatísticas mostram que em 2023, enviamos e recebemos uma média de 347 bilhões de e-mails por dia. Divida isso pela população mundial, e você recebe uma média diária de mais de 43 e-mails por pessoa. O número tem crescido de forma constante ao longo dos anos, sem qualquer indicação de qualquer coisa que acarreta a tendência.
Isto é ainda mais verdadeiro no mundo corporativo. Os e-mails são usados muito mais extensivamente no escritório do que para assuntos pessoais. E dada a quantidade de informação sensível que é transmitida através deste meio de comunicação, as apostas de segurança são ainda maiores.
Então, como você torna seus e-mails de negócios mais seguros?
Vamos descobrir.
Introdução ao Email Hosting Security
Muitas pessoas escolhem provedores de e-mail gratuitos como Gmail ou Yahoo para suas caixas de entrada pessoais. Usar esses serviços faz muito sentido, não menos porque eles são livres e fáceis de usar.
Registar-se para uma conta leva não mais do que alguns minutos. Tudo que você precisa é um endereço único e uma senha. Você pode verificar seu e-mail através do navegador e geralmente obter acesso a um aplicativo móvel que notifique você sempre que alguém entra em contato.
As coisas são um toque mais complicado no mundo corporativo.
Você precisa de um domínio válido, registrado e uma conta de hospedagem na web que geralmente vem com um painel de controle. A partir daí, você cria novas caixas de entrada e atribuí-las aos indivíduos certos.
Embora a funcionalidade do webmail esteja muitas vezes disponível, as caixas de entrada de negócios são melhor visualizadas através de um cliente de email.
As caixas de entrada de negócios são usadas para coisas importantes, como comunicação interna, negociações com partes externas, envio de documentos cheios de empresa sensível e dados pessoais, etc. E enquanto o seu provedor de hospedagem é responsável por garantir que os padrões de segurança do serviço estão a par, é principalmente até você, o proprietário do negócio, para garantir a integridade de todas essas informações.
O que acontece se você não fizer?
Alguns de vocês, especialmente aqueles com empresas menores, podem pensar que não é um grande negócio. No entanto, as estatísticas mostram que em 2023, o custo médio de uma quebra de dados fica em apenas menos de 9,5 milhões de dólares. Ter uma conta de e-mail empresarial comprometida é um esforço caro, e pode ser ainda mais prejudicial para empresas menores do que para grandes organizações.
Como você pode assegurar que seus e-mails estão suficientemente protegidos?
Bem, se você quiser fazê-lo corretamente, você tem que olhar em cada beira no que é uma cadeia bastante longa. A pessoa sentada atrás do teclado precisa ter tanta atenção quanto as ferramentas e serviços que você usa nos computadores dos usuários e no servidor de hospedagem. Tudo começa com a precaução de segurança mais simples de todos eles.
Implementar políticas de senha fortes
Cada conta de e-mail, seja um endereço de negócio ou uma caixa de entrada pessoal do Yahoo, é protegido por uma senha. Naturalmente, este é o mecanismo de segurança hackers atacar primeiro.
E porque muitos usuários e empresas não estão especialmente familiarizados com as melhores práticas para a criação de senhas, esses ataques são muitas vezes muito mais bem sucedidos do que deveriam ser. “123456” tem o título da senha mais usada por anos, levando ao compromisso de milhares de caixas de entrada.
Vamos ser claros – você não pode pagar senhas como que proteger seus e-mails de negócios. O que você pode precisar de esclarecimento sobre é como uma senha adequadamente forte se parece. Pior ainda, se você tentar procurar mais informações na internet – você pode ver opiniões conflitantes que não derramem muita luz sobre o assunto.
Algumas pessoas dizem que costurar quatro palavras aleatórias juntos cria uma senha que é forte e longa o suficiente para derrotar a maioria das ferramentas de força bruta. Outros dizem que usar uma única palavra, mas substituir algumas das letras nele com símbolos específicos (por exemplo, trocar “I” para “1”) é suficiente.
Há muitos argumentos, mas a maioria deles não são particularmente herméticos, pelo menos não em todos os cenários. Na realidade, existem três critérios principais que uma senha deve atender se ela vai proteger adequadamente seus e-mails:
Deve ser razoavelmente longo
O comprimento afeta diretamente o número de possíveis combinações de letras e símbolos que uma senha poderia ter. Ferramentas de força bruta moderna podem fazer milhares de suposições por segundo, então mesmo cordas relativamente aleatórias podem ser rachadas facilmente se eles não são longos o suficiente.
A maioria dos especialistas aconselha a criação de senhas com pelo menos dez caracteres.
Deve ser aleatório.
Usar o nome do seu cão como uma senha não é realmente uma melhor prática de segurança. No geral, palavras de dicionário são uma má ideia porque, durante ataques de força bruta, os hackers geralmente usam longas listas de palavras que outros usuários muitas vezes definem como senhas.
Idealmente, sua senha incluirá uma mistura de letras, números e caracteres especiais.
Deve ser único
Muitos usuários passam pelo problema de pensar em uma senha apropriadamente forte para uma de suas contas e depois continuar a reutilizar as mesmas credenciais em outros sites. Então, quando um dos sites fica comprometido – os hackers podem acessar todas as contas da vítima.
O ataque ainda tem um nome agora – recheio de credenciais – e está se tornando cada vez mais popular com hackers.
À luz de todos esses requisitos, e especialmente quando você considera como poucas pessoas realmente se preocupam com elas, você pensaria que definir uma senha adequada em sua conta é um processo longo e árduo. Isso não é realmente o caso, especialmente quando você está configurando uma caixa de entrada de negócios.
A maioria dos painéis de controle de hospedagem web tem um gerador de senha integrado na ferramenta para configurar novas contas de e-mail. Assim, garantir caixas de entrada da sua empresa com senhas fortes raramente envolve mais de alguns cliques. No entanto, outros desafios são um pouco mais difíceis de superar.
Armazenar senhas
Deve ser claro para todos que lembrar todas essas senhas únicas e fortes é impossível. No entanto, armazená-los não é tão complicado como pode parecer no início.
Atualmente, é simples encontrar opções gratuitas e pagas para gerenciamento de senhas, que permitem armazenar e preencher automaticamente informações de login. Embora os navegadores da Web ofereçam essa funcionalidade, eles podem ser mais vulneráveis a ataques de malware.
Mesmo escrever as credenciais em um caderno é uma opção, pois permite aos usuários empregar senhas fortes e únicas.
Aprimorando sua política de senha
A parte complicada sobre a criação de uma política de senha impenetrável está certificando-se de que as pessoas fiquem com ela. Quando eles recebem um e-mail e uma senha que eles não podem lembrar, a tentação é alterá-lo para algo simples para evitar ter que se lembrar dele.
Então, o truque aqui não é ensinar-lhes que tipo de senha eles devem usar, mas sim porque eles precisam usá-lo.
Implementação de Autenticação Multi-Factor (MFA) sempre que possível
Autenticação de dois fatores (2FA) e autenticação de vários fatores são sistemas que exigem um código temporário em um dispositivo separado, além de sua senha. O código pode ser gerado por um aplicativo de celular ou enviado via SMS, e seu trabalho é garantir que mesmo se alguém roubar sua senha – eles ainda não poderão acessar sua conta.
É o método mais simples para melhorar sua segurança de dados on-line.
Ao escolher um serviço de hospedagem, verifique se 2FA ou MFA são suportados. Na ScalaHosting, eles estão disponíveis tanto nos planos especificamente projetados para seus e-mails e em nossas soluções regulares de hospedagem compartilhada e em nuvem. Cabe a você garantir que todos utilizam o recurso para seu pleno potencial.
Medidas de anti-posição
Os golpes de Phishing são uma das maiores empresas de ameaças enfrentam hoje em dia. Os hackers adoram este método porque organizar não é particularmente difícil ou caro. Mais frequentemente do que não, eles precisam pouco mais do que um domínio e uma conta de hospedagem para a página maliciosa.
Ao mesmo tempo, o dano que podem causar é enorme, e ninguém é imune. O Facebook e o Google podem testemunhar isso.
Entre 2013 e 2015, dois dos negócios mais reconhecíveis do Vale do Silício caíram vítimas de um golpe de phishing em grande escala, mas, em última análise, relativamente simples. Os atacantes criaram uma empresa falsa com o objetivo de passar por um dos parceiros do Facebook e do mundo real do Google.
Eles então criaram e-mails de phishing e anexaram faturas falsas. Os funcionários não viram nada suspeito e continuaram a transferir um total de mais de $100 milhões para as contas bancárias dos scammers.
Como você evita isso?
Por um lado, você deve confiar nos filtros de spam do seu provedor de hospedagem para remover a maioria das mensagens de fraude. Os sistemas anti-spam modernos são bastante avançados, com algumas empresas que tentam implementar tecnologias inovadoras para parar tanto e-mail malicioso quanto possível.
Eles percorreram uma grande distância, porém não são impecáveis.
As mensagens do Scam ocasionalmente deslizam através das rachaduras, e quando eles fazem – cabe aos funcionários decidir se eles abrem e clicam no link.
Não há nenhum algoritmo passo a passo que você pode seguir para garantir que os usuários não caiam para esquemas de phishing. Algumas campanhas envolvem técnicas inteligentes de engenharia social que são difíceis de defender. Dito isto, algumas regras aparentemente simples podem ajudar os usuários a manter suas caixas de entrada seguras:
Verifique sempre o endereço do remetente
Um nome de domínio configurado corretamente não permitiria esboçar o endereço de e-mail, mas isso não é algo que você pode confiar quando as apostas são tão altas. Os atacantes vão para grandes comprimentos para fazer seus e-mails parecerem tão legítimos quanto possível, com o endereço do remetente sendo uma de suas principais prioridades. Eles empregam várias técnicas que podem facilmente enganá-lo se você não olhar de perto.
Precaução ao lidar com os anexos de e-mail.
A comunicação de negócios frequentemente envolve o envio e recebimento de arquivos anexados a e-mails, uma prática que os hackers exploram para realizar ataques. Os anexos maliciosos são muitas vezes disfarçados de maneira enganosa, por exemplo, um arquivo executável pode ser apresentado como uma planilha do Excel. Além disso, instruções de macro em documentos do Word são comumente utilizadas para infectar o computador da vítima com malware, abrindo caminho para danos potencialmente graves.
Reveja links antes de clicar neles
Esconder um link malicioso sob um botão inofensivo ou um pedaço de texto é o truque mais antigo do livro. Embora os atacantes têm usado por décadas agora, ele ainda funciona, principalmente porque muitas pessoas não têm ideia de onde seu próximo clique vai levá-los. Na realidade, verificar se um link é seguro é geralmente tão fácil quanto pairar o mouse sobre ele e rever a URL no canto inferior esquerdo do seu navegador.
Trate mensagens excessivamente promocionais com suspeita
A maneira mais fácil de enganar um usuário a clicar em um link obscuro ou abrir um arquivo malicioso é fazê-lo antes que eles percebam que algo está errado. É por isso que golpes de phishing muitas vezes exortam o destinatário a agir rapidamente. Muitas vezes, eles usam palavras de todas as capas e chamadas agressivas para ação para forçar os usuários a agir sem pensar. Os filtros podem pegar algumas mensagens deste tipo, mas se alguém passar, os usuários devem ser capazes de detectar as bandeiras vermelhas.
Cuidado com a gramática pobre
Os atacantes vêm em todas as formas e tamanhos – de adolescentes com muito tempo livre em suas mãos para organizações criminosas avançadas. Os primeiros são muito mais propensos a enviar-lhe um e-mail cheio de erros gramaticais, e à luz disso, você pode tratar suas mensagens como não muito de uma ameaça. No entanto, não se esqueça que eles podem fazer tanto dano como criminosos experientes, então não subestime o perigo.
A melhor estratégia é ensinar os funcionários de sua organização a tomar tudo o que vêem em sua caixa de entrada com uma pitada de sal.
Muitos dos esforços relacionados com manter seus e-mails de empresa seguros devem ser centrados em funcionários de treinamento, o que é compreensível, considerando que eles estão na linha da frente metafórica. Dito isto, existem alguns aspectos técnicos que você pode querer considerar.
Manter a Segurança do seu Email Profissional – Sugestões e Estratégias
A tecnologia que nos permite enviar e receber e-mails tem sido em torno de décadas agora. Seu provedor de hospedagem deve estar familiarizado com ele e ser capaz de fornecer as ferramentas que você precisa para manter sua comunicação de negócios segura. Então, cabe a você usar essas ferramentas.
Criptografia por e-mail
Depois de criar uma conta de hospedagem, os provedores geralmente enviam um e-mail de boas-vindas contendo, entre outras coisas, as configurações que você precisa usar para conectar os clientes de e-mail às caixas de entrada no servidor. Mais especificamente, você tem que configurar o cliente para usar IMAP ou POP3 para o correio de entrada e SMTP para comunicação de saída.
Em ambos os casos, você pode usar os referidos protocolos através de TLS (às vezes os fornecedores usam a designação SSL, embora não seja estritamente correto) ou sem ele. Certifique-se de usar TLS.
TLS significa Transport Layer Security – um protocolo de criptografia que protege sua comunicação por meio de dados de texto simples. Seu trabalho é garantir que, mesmo que alguém consiga interceptar uma mensagem, eles não poderão ver o que está dentro dela.
Um IP dedicado
As soluções de hospedagem na extremidade mais barata da escala oferecem um ambiente compartilhado onde várias contas usam o mesmo servidor. Além do desempenho imprevisível, estes planos também apresentam alguns problemas para as organizações que confiam fortemente na comunicação por e-mail.
O ambiente compartilhado tem certas limitações quando se trata do número de mensagens de saída, o que significa que você pode correr em problemas se você está tentando alcançar um público mais amplo.
Você também precisará compartilhar o endereço IP do servidor com outras pessoas, que também não é ideal. Apenas uma pessoa usando sua conta de hospedagem para enviar spam pode arruinar a reputação de todo o servidor. Como consequência direta, seus e-mails podem acabar na pasta de spam do destinatário sem culpa própria.
Por isso, é aconselhável pensar em uma solução de hospedagem que inclua um endereço IP dedicado. Alguns provedores podem disponibilizar um endereço IP exclusivo como um extra em seu plano compartilhado, no entanto, considerando as restrições envolvidas, é mais vantajoso optar por um serviço ScalaHosting VPS. Com isso, você terá um servidor virtual completo reservado exclusivamente para o seu projeto, com um ambiente isolado e um endereço IP totalmente sob seu domínio.
Segurança do dispositivo
A configuração do servidor para fornecer um serviço de email seguro é essencial. No entanto, enquanto você está nele, você pode precisar lembrar que os funcionários estarão usando seus próprios computadores e telefones para acessar suas caixas de entrada. Estes dispositivos podem apresentar um vetor de ataque totalmente novo, se não devidamente cuidada.
Para proteger seus dados, você deve definir políticas rígidas sobre como e quando os usuários verificam seus e-mails. Permitir que eles façam isso em seus dispositivos pessoais traz flexibilidade adicional, mas também é um fator de risco. Por exemplo, se os usuários não atualizarem regularmente seus sistemas operacionais e o software em seus computadores e telefones – eles podem ser expostos a vulnerabilidades que podem comprometer os dados da sua organização.
Se você acha que isso é uma grande ameaça, é melhor você restringir o acesso de e-mail apenas para computadores de escritório. Se não, configure algumas regras e certifique-se de que elas são observadas.
Fazer backup e restaurar e-mails
Mesmo que você pense que pensou em tudo, você sempre tem que estar preparado para o pior. Você vai lutar para encontrar um provedor de hospedagem que não oferece backups, especialmente se você está atrás de um serviço gerenciado.
No entanto, nem todos os backups são os mesmos. Por exemplo, algumas soluções criam cópias de seus arquivos e bancos de dados, mas armazenam-nos na mesma instalação que o servidor de produção. Se algo correr mal com essa instalação, os e-mails ao vivo e os backups desapareceram, levando a uma interrupção grave do serviço.
Quando você está no mercado para um serviço de hospedagem, certifique-se de pesquisar as opções corretamente. Idealmente, você está procurando uma conta com backups diários automáticos armazenados em um local fora do local – um data center diferente daquele que hospeda seu servidor de produção. Isso é exatamente o que você vai ter com cada conta ScalaHosting, independentemente de você estar indo para o serviço de hospedagem de e-mail mais barato ou um poderoso VPS. Com a gente, seus backups são armazenados com segurança e prontos para serem implantados a qualquer momento.
Conclusão
Segurança de e-mail não é algo que você pode marcar uma lista de tarefas. Também não é algo que qualquer outra pessoa possa fornecer para você.
Proteger sua comunicação de negócios é uma batalha em curso que requer a atenção de todos com uma caixa de entrada. Além da implementação de soluções tecnológicas projetadas para manter seus dados seguros, você também deve garantir que os funcionários tenham o treinamento adequado para ficar fora do caminho do dano.
Parece mais complicado do que é, especialmente se você tomar o tempo para se familiarizar com as ameaças e aprender a ficar à frente dos cibercriminosos.
Perguntas frequentes
Q: Quais são as melhores práticas de segurança quando se trata de comunicação por e-mail?
R: Seu primeiro trabalho é garantir que as senhas que protegem suas caixas de entrada de negócios sejam fortes e únicas. A autenticação multifator pode fornecer outro obstáculo para qualquer pessoa que tente comprometer sua conta, e a criptografia de e-mail garantirá suas mensagens em trânsito. Por último, mas não menos importante, você deve treinar funcionários para examinar de perto cada mensagem na caixa de entrada antes de abri-lo, especialmente quando o e-mail contém um link ou um anexo.
P: Por que as empresas precisam de boa segurança de e-mail?
As organizações dependem amplamente dos e-mails como meio de comunicação com seus parceiros e clientes. Durante esse processo, são compartilhadas diversas informações confidenciais, tornando os e-mails recebidos e enviados um alvo valioso para hackers.
Q: Os e-mails de negócios são mais seguros?
R: Os provedores fazem muito para garantir que seu serviço seja o mais seguro possível. Os algoritmos de criptografia modernos são bons na proteção de dados em trânsito, e os filtros de spam vêm muito longe nos últimos anos. No entanto, todas essas medidas podem ser ineficazes se o usuário não sabe como gerenciar sua caixa de entrada de forma segura.