A comunicação através de correio eletrônico se tornou fundamental no ambiente empresarial atual. Tanto empresas, autônomos, colaboradores quanto indivíduos que desempenham atividades remuneradas trocam numerosas mensagens por dia.
Assim, diversos especialistas optam por utilizar o serviço de hospedagem de e-mail como uma alternativa eficaz e confiável que assegurará que não percam nenhum e-mail, disponibilizando um endereço personalizado com seu domínio e facilitando a localização das mensagens necessárias.
Você pode tornar sua hospedagem de e-mail mais segura e eficiente seguindo as melhores práticas recomendadas. Vamos abordar maneiras de melhorar a segurança e produtividade da sua comunicação.
Antes de abordarmos esses assuntos, vamos explorar com mais profundidade o que significa hospedagem de e-mail.
Qual é a definição de Hospedagem de Email?
A hospedagem de e-mail é um serviço que disponibiliza aos clientes um servidor de correio totalmente administrado, cuja função principal é enviar, receber e proteger e-mails e outras formas de comunicação. A maioria dos provedores oferece servidores que suportam mensagens SMTP, IMAP e POP3, além de realizar atualizações de segurança como parte do pacote de hospedagem.
Com um provedor de e-mail, você desfruta de várias vantagens, como um endereço profissional personalizado, armazenamento dedicado, medidas avançadas de segurança, proteção contra e-mails indesejados e outros recursos adicionais.
Como definir as configurações da sua conta de e-mail de hospedagem.
Para estabelecer sua conta de hospedagem de e-mail, é necessário realizar três etapas fáceis.
Selecione um serviço de domínio e hospedagem.
Contar com um domínio e um endereço de e-mail que correspondam ao nome da sua empresa pode contribuir para aumentar a sua credibilidade e transmitir uma imagem mais confiável aos clientes.
Adicionalmente, o logotipo representa a identidade da sua página online e permite aos visitantes identificar facilmente a sua marca, facilitando a lembrança do seu nome e a distinção da sua empresa ao procurarem pelos seus produtos e serviços.
Portanto, é crucial encontrar um provedor de hospedagem que inclua um endereço de negócio profissional e domínio em seu pacote de hospedagem de e-mail ou web.
Caso você já possua um site, consulte seu provedor de serviços para saber sobre as alternativas de e-mail disponíveis em seu plano atual ou para mudar para um que ofereça os recursos de e-mail necessários, como webmail, autoresponders, forwarders, espaço em disco adequado, entre outros. Muitos provedores oferecem transferências de site profissionais sem custo adicional, o que pode ser muito útil para evitar problemas inesperados.
Incluir os seus endereços de e-mail e as suas caixas de entrada.
A maior parte dos provedores de serviços de e-mail está pronta para auxiliá-lo na configuração e inclusão de suas caixas de entrada de e-mail. Além disso, a maioria disponibiliza um portal de gerenciamento de contas acessível e oferece ferramentas e suporte disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que você possa contatá-los em caso de qualquer dificuldade que possa surgir.
A configuração varia de acordo com o painel de controle disponibilizado pelo provedor de serviços. Geralmente, é necessário seguir os passos a seguir na maioria dos casos.
- Acesse sua conta no painel de controle.
- Localize a área destinada às atividades relacionadas ao serviço de correspondência.
- Abra a alternativa de contas de e-mail.
- Pressione o botão para gerar uma nova localização.
- Escolher um identificador e estabelecer uma chave de acesso.
- Calcular a quantidade de armazenamento necessária.
- Guardar as modificações e ajustes realizados.
Vincule sua caixa de entrada aos clientes e dispositivos de e-mail.
Agora que você estabeleceu uma caixa de entrada, é necessário conectá-la a um cliente de e-mail e a diversos dispositivos para poder acessar suas mensagens de qualquer lugar.
Para conectar sua caixa de entrada a um navegador, iPhone, laptop ou outro dispositivo, é necessário acessar a opção Connect Devices no painel de controle. Geralmente, essa opção está próxima do endereço que deseja conectar. Em seguida, selecione os dispositivos desejados para a conexão e estará pronto para usar.
A maioria dos provedores disponibiliza aos usuários clientes de webmail para acessar o e-mail pelo navegador de forma gratuita. Você pode consultar seu provedor para verificar se eles oferecem essa opção e quais são os clientes suportados por eles.
Dicas fundamentais para uma gestão eficaz de e-mails.
Seu email pode rapidamente ficar cheio de mensagens. Aqui estão algumas dicas úteis para garantir que você consiga responder a todas elas a tempo e evitar transbordamentos na caixa de entrada.
- Agende um horário determinado diariamente para checar e responder aos e-mails.
- Eliminar as mensagens desnecessárias.
- Organize seus e-mails em grupos e subgrupos para facilitar a gestão.
- Registro de boletins informativos repetitivos.
- Crie filtros que direcionarão os e-mails recebidos para as pastas apropriadas.
- Desenvolver pequenas caixas de entrada que irão receber mensagens pela internet com base na sua categoria, remetente ou assunto.
- Dê prioridade às mensagens de acordo com o remetente ou projeto.
- Locais aos quais você deve retornar sempre que tiver disponibilidade.
- Desligar as notificações das suas redes sociais pode evitar que sua caixa de entrada seja inundada por atualizações irrelevantes.
- Organize a caixa de entrada semanalmente.
Como garantir a segurança de seus e-mails e resguardar dados confidenciais.
Garantir a segurança dos seus emails é uma das medidas mais importantes a se ter em mente, sobretudo se você troca informações confidenciais regularmente. Algumas das recomendações mais eficazes para proteger a si mesmo, seu empreendimento e seus clientes são:
Utilize um serviço de correio eletrônico com proteção de dados.
A maioria dos serviços de e-mail não garante a segurança adequada das suas mensagens. Alguns provedores chegam a analisar o conteúdo das suas mensagens para direcionar anúncios personalizados, monitorar suas atividades online e manter um histórico das suas ações.
Para prevenir tal situação, é aconselhável optar por um provedor de e-mail que disponha de criptografia total e sem acesso aos dados. Dessa forma, suas comunicações digitais estarão protegidas e não poderão ser interceptadas ou lidas por outras pessoas.
Defender-se contra as fraudes de Phishing.
Os e-mails são a tática preferida dos hackers para aplicar golpes de phishing, enviando links maliciosos com o objetivo de obter acesso às suas informações pessoais e corporativas quando clicados.
Para evitar ser ludibriado, é importante não abrir e-mails de remetentes desconhecidos, especialmente se solicitarem uma ação específica ou se forem enviados de um endereço desconhecido. Recomenda-se bloquear esses remetentes e reportá-los ao seu provedor de serviços de e-mail.
Crie uma senha para seus e-mails.
Mesmo que utilize um serviço de e-mail criptografado, é possível que o destinatário não tenha configurado sua conta de forma segura, o que poderia expor suas mensagens a potenciais leituras não autorizadas. Para garantir a máxima segurança, pode-se optar por proteger cada e-mail enviado com uma senha.
A maneira como isso opera é a seguinte:
- Você e a pessoa com quem está se comunicando decidem juntos uma palavra-chave.
- Você escolhe essa senha para todas as suas mensagens de e-mail.
- Após o envio da mensagem, o destinatário precisará digitar a senha combinada para visualizá-la.
Utilize a verificação em duas etapas.
A autenticação de dois fatores (2FA) adiciona mais segurança à sua conta, exigindo que você confirme sua identidade além da senha ao acessá-la.
Alguns métodos de autenticação de dois fatores requerem que você instale um aplicativo de autenticação em seu celular, que gera um código único a ser usado no login. Outros enviam o código para o número de telefone que você forneceu. Existe também a autenticação de dois fatores biométrica, em que a validação da sua identidade e o acesso à conta são feitos por meio do FaceID ou TouchID.
Dicas eficazes para aprimorar o desempenho do envio de e-mails.
Aprimorar a forma como você envia e-mails ajudará a diminuir a probabilidade de suas mensagens serem classificadas como spam pelo destinatário ou bloqueadas pelo provedor de serviços de internet. Isso é fundamental para empresas que conduzem amplas campanhas de marketing e lidam com informações que requerem agilidade.
Aqui estão algumas das estratégias mais eficazes que você pode implementar para otimizar a entrega de e-mails:
- Confirmar a autenticidade do seu domínio de e-mail é essencial para evitar a falsificação de e-mails. Para isso, é recomendado ativar o Sender Policy Framework (SPF) e o Domain Keys Identified Mail (DKIM), o que demonstrará ao seu provedor de serviços de internet que você é o legítimo dono do domínio e o único autorizado a enviar e-mails em seu nome.
- Melhore o seu procedimento de autorização: A maneira como você obtém os endereços dos destinatários para a sua lista influencia as taxas de entrega. Portanto, é essencial assegurar que a sua lista inclua apenas utilizadores interessados que tenham dado o seu consentimento explícito para receber as suas mensagens. Caso contrário, o seu provedor de serviços de internet pode considerar que você está enviando spam e até mesmo bloquear o seu envio.
- Evite criar linhas de assunto que possam ser confundidas com spam, pois o uso de certas frases e palavras pode levar os usuários a ignorar ou excluir seus e-mails. Em vez de utilizar termos como “Completamente Livre” ou “Risk-Free”, foque em destacar uma característica única de seus produtos e no verdadeiro valor que eles oferecem aos clientes.
Dicas importantes para fazer cópias de segurança e restaurar seus dados do seu serviço de e-mail.
| Método | Descrição | Retornos |
|---|---|---|
| Jornalização de caixa única | Este método coleta todos os emails para cada usuário em uma conta e envia uma cópia de cada mensagem para um ID de e-mail. É geralmente outra caixa de correio no mesmo sistema. Além disso, o correio é dividido em vários arquivos PST / EL, que são suportados no armazenamento secundário. | As mensagens armazenadas na caixa de correio estão em alto risco de ficar corrompido se não é esvaziado regularmente. Além disso, os arquivos PST/EML são vulneráveis a adulteração. Além disso, uma vez que e-mensagens de todos os usuários estão em um só lugar, não é fácil encontrar informações específicas. |
| Arquivo de Email | A maioria dos sistemas de correio permite que os usuários definam uma regra de publicação para enviar uma cópia de cada correio que selecione ou todos os usuários enviam e recebem para uma plataforma de arquivamento separada no local. Além disso, a plataforma irá reter as mensagens de forma amigável à pesquisa, o que torna a busca de correspondência específica mais fácil. | As plataformas de arquivo no local são propensas a ataques cibernéticos e vulneráveis à manipulação de dados. |
| Arquivo de nuvem | Aqui, os usuários precisam configurar sua plataforma de correio para enviar uma cópia de cada e-mail para uma infraestrutura de nuvem separada que está totalmente on-line. Além disso, a maioria das nuvens permite que os usuários armazenem suas mensagens em um só lugar, procurem facilmente por eles e acessem-nos a partir de qualquer dispositivo. | Como a nuvem está totalmente online, os e-mails correm o risco de serem acessados por atores maliciosos. |
O serviço de hospedagem de e-mail empresarial da ScalaHosting oferece um domínio gratuito, proteção avançada contra spam, um e-mail profissional e uma caixa de entrada otimizada. Também conta com backups diários externos e um endereço IP dedicado para garantir que você nunca seja bloqueado.
Resumo.
Aprimorar o serviço de e-mail pode contribuir para aumentar a eficácia da sua empresa, promovendo uma comunicação mais eficiente e produtiva.
Em outras palavras, ao seguir as orientações mais adequadas para configurar, administrar, proteger e fazer backup do seu sistema de correio eletrônico, você assegura que nunca perderá uma mensagem e oferece um ambiente protegido para que seus clientes, funcionários e parceiros possam compartilhar informações de forma livre e segura.
Se estiver em busca de um provedor de confiança que ofereça todos os recursos necessários, considere a hospedagem de e-mail empresarial da ScalaHosting para ter seu e-mail em um ambiente altamente otimizado e seguro.
Perguntas comuns
Quais vantagens a hospedagem de e-mail oferece?
Alguns dos aspectos positivos de utilizar a hospedagem de e-mail são os seguintes:
- Contar com um nome de domínio correspondente e um endereço de e-mail contribui para a sua credibilidade.
- Assegura que o seu endereço de e-mail esteja sempre acessível para clientes e parceiros.
- Oferece segurança por meio de códigos secretos.
- Aumenta o reconhecimento da marca.
- Fornece uma maior capacidade de armazenamento.
- Defende contra mensagens indesejadas, ameaças cibernéticas e restrições.
Qual distinção existe entre email e hospedagem de sites?
A diferença crucial entre email e hospedagem web reside no fato de que o email abrange apenas os serviços referentes à correspondência eletrônica, como envio, recebimento, segurança e configuração do seu email. Por outro lado, com a hospedagem web, são disponibilizados diversos serviços e recursos destinados ao site, como gestão de domínio, ferramentas de construção de sites e tudo mais que seja necessário para hospedar e administrar um site completo, juntamente com os emails.
Você está perguntando se necessita de um serviço de hospedagem de e-mail?
Para pessoas que necessitam de um e-mail pessoal, uma solução de e-mail hospedado pode não oferecer grandes vantagens, mas para uma empresa é essencial. Contar com contas personalizadas com o próprio domínio transmite uma imagem mais profissional do que fornecer um cartão com um endereço de gmail para possíveis parceiros. Os e-mails hospedados são mais seguros, garantem uma entrega mais fácil e o cliente tem total controle sobre sua caixa de entrada.