Maneiras de impedir que seus e-mails sejam direcionados para a pasta de spam.

As pastas de spam foram criadas com o intuito de proteger as pessoas de receberem e-mails indesejados e não autorizados, incluindo mensagens de marketing indesejadas.

Por vezes, mesmo e-mails genuínos podem ser impedidos de chegar ao destinatário, resultando em prejuízos para a empresa.

Felizmente, há maneiras e estratégias que podem ser utilizadas para garantir que os e-mails enviados não sejam direcionados para a caixa de spam dos destinatários, e abordaremos muitas delas ao longo deste artigo.

Antes de iniciarmos, é importante compreender o que exatamente é o spam de e-mail e quais são os fatores que podem resultar na identificação dos seus e-mails como não autênticos.

O que caracteriza o spam de correio eletrônico?

O e-mail spam consiste em mensagens indesejadas ou não solicitadas enviadas por e-mail, geralmente sem autorização, com o intuito de gerar lucro. Em sua maioria, essas mensagens se assemelham a anúncios ou promoções e contêm links que devem ser evitados. Ao clicar nesses links, é comum ser redirecionado para sites que podem roubar informações pessoais ou financeiras (consulte nosso texto sobre Phishing).

Contudo, ocasionalmente um e-mail pode ser bloqueado pelo destinatário mesmo não sendo spam ou enviado de forma maliciosa.

Existem várias possíveis razões para que isso ocorra.

• Seu público-alvo na lista de e-mails não está correto, o que pode resultar na marcação incorreta de seus e-mails como spam devido à falta de interação. A principal causa disso é direcionar a mensagem para o público inadequado.
• Paráfrase: Se estiver enviando e-mails automatizados para indivíduos sem consentimento prévio, suas mensagens serão prontamente classificadas como spam, podendo resultar em consequências financeiras.
• Se o seu endereço de IP foi associado a atividades de spam no passado, isso pode resultar em seus e-mails sendo marcados como spam, mesmo que você não tenha enviado spam. Verifique se o seu endereço de IP não está em listas negras ou considere obter um novo endereço de IP limpo para garantir a entrega adequada de seus e-mails.
• Reclamações de spam podem surgir quando o destinatário sinaliza um e-mail como não solicitado, fazendo com que futuros e-mails enviados por você sejam automaticamente direcionados para a pasta de spam. Isso pode ocorrer se o destinatário não reconhecer você ou se algo no conteúdo da mensagem despertar desconfiança.

Formas de prevenir que mensagens indesejadas sejam classificadas como spam.

Agora que você compreende o significado de spam de e-mail e as razões pelas quais seus e-mails podem ser classificados dessa forma, vamos repassar as medidas que você pode adotar para prevenir essa situação no futuro.

Aprimore a sua credibilidade e verificação do remetente.

Os serviços de e-mail atribuem uma pontuação de reputação aos remetentes, que influencia a probabilidade de seus e-mails serem considerados spam. Quanto melhor for sua reputação como remetente, maior a chance de seus e-mails chegarem à caixa de entrada dos destinatários, em vez de serem direcionados para a pasta de spam. Portanto, manter uma boa reputação como remetente é essencial para garantir uma comunicação eficiente online.

Seu prestador de serviços de e-mail avalia sua credibilidade como remetente ao combinar seu IP e reputação de domínio. Elementos que influenciam diretamente sua credibilidade como remetente abrangem taxas de rejeição, histórico de envio, interações com os destinatários, cancelamentos de assinatura, reclamações de spam e armadilhas de spam. É aconselhável também levar em consideração a interação com seus e-mails e manter um histórico positivo, evitando enviar um grande volume de e-mails ao longo do dia.

Outra forma de evitar que o e-mail seja classificado como spam é autenticando-o. Isso permite demonstrar a confiabilidade das mensagens enviadas. Para autenticar o seu e-mail, siga as instruções a seguir:

• Implementar o Protocolo SPF envolve comparar o endereço IP com uma lista de IPs autorizados para enviar e-mails em nome do seu domínio. Esse protocolo é útil para proteger tanto você quanto seus remetentes contra práticas como spam, spoofing e phishing, além de confirmar a legitimidade do seu IP para envio de e-mails. A adoção do SPF também contribui para aprimorar a reputação do seu IP.
• Utilize o protocolo DKIM para assinar criptograficamente suas mensagens, garantindo aos servidores de e-mail que estas não foram modificadas durante o envio. Ao implementar o DKIM, você aumentará a confiabilidade perante os provedores de e-mail.
• Utilizar a Autenticação DMARC: O protocolo DMARC emprega SPF e DKIM para prevenir a falsificação de suas mensagens. Ao utilizar SPF e DKIM, ele pode aprimorar a sua reputação como remetente, auxiliando-o a evitar que suas mensagens sejam direcionadas para a pasta de spam.

Como elaborar listas de e-mail de alta qualidade.

As listas de e-mail podem ter um grande impacto na entrega de mensagens, já que ter usuários inativos nelas pode reduzir a interação com seus e-mails.

Para construir uma lista de e-mails eficaz, é essencial eliminar usuários inativos e diminuir o volume de e-mails enviados a eles. Garanta que todos os assinantes ativos estejam na sua lista e recebam campanhas personalizadas. E, acima de tudo, obtenha consentimento explícito antes de enviar e-mails, para evitar que sejam marcados como spam sem motivo.

Além disso, é recomendado que não adquira listas de e-mails ou utilize listas antigas, pois estas podem incluir muitos usuários que não estão mais ativos.

Segmentação e personalização são estratégias que visam dividir o público-alvo em grupos menores e mais específicos, de modo a oferecer um conteúdo ou produto mais direcionado e relevante para cada segmento.

Segmentação e personalização são duas estratégias distintas que podem contribuir para elevar a interação.

Segmentar consiste em dividir sua audiência em categorias, com base em informações como características demográficas, comportamentais, interesses, faixa etária, entre outros. Uma vez que você tenha segmentado seu público, torna-se possível enviar campanhas de e-mail personalizadas, o que possibilita uma conexão mais próxima e mantém o interesse do público-alvo.

Personalizar o conteúdo pode contribuir para elevar a interação, uma vez que consiste em desenvolver material personalizado para os clientes. Quando alguém recebe um e-mail que ressoa com seus interesses, é mais provável que o abra e se envolva com ele. Portanto, a segmentação e a personalização são fundamentais em todas as suas campanhas de e-mail.

Melhore a qualidade do seu conteúdo.

A qualidade do conteúdo pode influenciar se seus e-mails serão filtrados como spam. Se o conteúdo for desorganizado ou parecer suspeito, corre o risco de ser classificado como spam. O cabeçalho do e-mail também deve ser elaborado com cuidado para evitar palavras suspeitas.

Para aprimorar a qualidade do seu conteúdo, é essencial que você siga estas orientações:

• Evite utilizar linguagem spam, ou seja, evite empregar palavras que façam promessas impossíveis, reivindicações exageradas, que criem pressão, jargão ou qualquer outra linguagem semelhante.
• Evite usar muitas letras maiúsculas e pontos de exclamação em excesso.
• Verifique se há um equilíbrio adequado entre o texto e as imagens que você inclui.
• Melhore o seu código HTML de e-mail para garantir sua compatibilidade com diversos clientes de e-mail.

Utilizar um serviço de e-mail profissional de hospedagem.

Um serviço de e-mail profissional pode auxiliar na consolidação e confiabilidade do seu e-mail. Ao fornecer um endereço de domínio eletrônico validado, o provedor garante que outros serviços de e-mail reconheçam sua autorização para enviar mensagens a partir desse domínio.

Além disso, um provedor de e-mail profissional pode oferecer a você um endereço IP exclusivo, evitando que seu endereço de e-mail seja bloqueado devido a ações de outros usuários no mesmo servidor. Essa prática também demonstrará aos destinatários que seus e-mails são enviados de um endereço de e-mail autêntico.

É crucial selecionar um provedor de hospedagem de e-mail de qualidade para garantir a imagem profissional e confiável do seu negócio, já que esse provedor tem um impacto significativo nesse aspecto.

Garanta que o design seja adaptável e funcione bem em dispositivos móveis.

Atualmente, muitos usuários optam por acessar seus e-mails por meio de smartphones. Portanto, para aumentar a interação e garantir que as mensagens sejam abertas, é importante que elas sejam visualmente atraentes tanto em computadores quanto em dispositivos móveis. Certifique-se de que o design da sua campanha de e-mail seja adequado para telas de celulares, incluindo links, anexos e imagens responsivos.

Para assegurar a compatibilidade de seus e-mails com dispositivos móveis, é aconselhável enviar e-mails de teste para outro endereço de e-mail de sua propriedade e visualizá-los em diferentes dispositivos. Isso permitirá avaliar a responsividade dos e-mails e identificar eventuais áreas de melhoria.

Mantenha a consistência nos padrões de envio.

Outra forma de tornar suas mensagens online mais autênticas e evitar serem classificadas como spam é estabelecendo um cronograma regular de envio. Alguns serviços de e-mail possibilitam agendar o envio, poupando-o da necessidade de enviar os e-mails manualmente na hora programada.

Ao criar uma programação regular para enviar mensagens, seus destinatários saberão quando aguardar um e-mail seu e se ele está alinhado com a identidade da sua marca.

Além disso, é importante manter um fluxo de e-mails consistente, evitando o envio excessivo que pode levar à classificação como spam. Recomenda-se aumentar gradualmente a quantidade de e-mails para novas campanhas, a fim de não incomodar os destinatários.

Utilize instrumentos de supervisão e avaliação.

As ferramentas de monitoramento e análise de e-mail são úteis para garantir que suas mensagens não sejam consideradas spam. Com essas ferramentas, você pode acompanhar o envolvimento dos destinatários, como taxas de abertura, cliques e cliques para abrir.

Após identificar as taxas de engajamento, é importante monitorá-las de forma constante para detectar e solucionar problemas de entrega de forma ágil.

Opções disponíveis para higiene e cancelamento de assinatura estão listadas.

Como foi dito anteriormente, o uso de listas de emails com assinantes inativos pode diminuir a taxa de engajamento. O mesmo ocorre ao adquirir uma lista de emails pronta, pois é provável que contenha algumas contas inativas ou falsas que devem ser removidas.

Outro ponto crucial é assegurar que a opção de cancelamento de assinatura seja simples e claramente visível. Isso permite que aqueles que desejam parar de receber e-mails de você possam fazê-lo facilmente, sem precisar marcar seus e-mails como spam. Além disso, para aumentar a eficácia, é importante garantir que os pedidos de cancelamento de assinatura sejam automaticamente respeitados.

Participação em Experimentos e Representação Gráfica

Ferramentas de teste de e-mail auxiliam na visualização da aparência dos seus e-mails em diversos clientes de e-mail, como Yahoo, Gmail, Outlook, entre outros. Essas ferramentas possibilitam verificar se os seus e-mails têm uma apresentação profissional adequada, identificar problemas de exibição, links quebrados e a forma como o conteúdo é renderizado.

Por meio de ferramentas de teste e visualização, será possível detectar possíveis problemas, como lentidão, desorganização e conteúdo considerado como spam, que podem acionar filtros de spam.

Estimular a participação e promover as trocas.

O envolvimento e as interações demonstrarão aos provedores de email que você não está enviando mensagens indesejadas, mas sim e-mails que os destinatários desejam receber. Para alcançar isso, é importante solicitar de maneira cortês, e não agressiva, que os destinatários se engajem e interajam mais com seus emails.

Por exemplo, é possível incentivar as pessoas a incluir seu e-mail na lista de contatos, o que tornará as mensagens enviadas por você mais confiáveis. Você também pode pedir aos destinatários que classifiquem seus e-mails como não sendo spam e incentivem a interação de outras formas para melhorar sua reputação como remetente.

Evite acessar Redirecionamentos de URL.

Em algumas situações, pode ser necessário incluir URLs extensas em e-mails, o que pode não ser visualmente atraente. Por isso, muitas empresas recorrem a ferramentas de encurtamento de links para melhorar a aparência das URLs. No entanto, é desaconselhável fazer isso, já que muitos sistemas de segurança bloqueiam encurtadores de links devido ao uso indevido por spammers, que utilizam esses serviços para ocultar URLs maliciosas.

Em vez disso, é recomendável adicionar links claros e confiáveis nos seus e-mails. Antes de enviar suas mensagens, verifique se os URLs não estão bloqueados, o que pode ser feito utilizando ferramentas de verificação de listas negras.

Evite usar métodos comuns que acionam spam.

Os gatilhos de spam são termos ou frases que os provedores de e-mail consideram suspeitos e fraudulentos, sendo bloqueados pelos filtros de spam para evitar que cheguem à caixa de entrada do destinatário.

Outra razão pela qual seu email pode ser considerado como spam é o abuso na quantidade de links inseridos. Embora compartilhar hiperlinks seja útil, exagerar nisso certamente resultará em suas mensagens sendo marcadas como suspeitas. Portanto, é importante incluir apenas links necessários em seus emails e evitar sobrecarregar os destinatários com excesso de informações de uma só vez.

O envio de e-mails pode ser prejudicado por arquivos anexos, por isso é importante utilizá-los de forma estratégica e com moderação. Para isso, é recomendado comprimir imagens, evitar o uso de JavaScript, formulários incorporados e Flash Video, e manter o tamanho do e-mail abaixo de 100Kb.

Termos frequentemente utilizados no filtro de mensagens indesejadas.

Há diversas causas comuns de spam que são amplamente utilizadas, e podem ser classificadas em grupos distintos.

A solução de hospedagem de e-mail ScalaHosting pode auxiliar na criação de caixas de entrada empresariais mais profissionais e confiáveis, o que garante legitimidade e segurança aos destinatários. Nossos pacotes incluem um endereço IP exclusivo, acesso POP3/IMAP/SMTP, uma caixa de correio associada ao domínio, personalização de marca e recursos avançados para evitar ser marcado como spam.

Resumo, fim.

Existem várias razões pelas quais seus e-mails podem ser direcionados para a pasta de spam do destinatário, mas é possível evitar essa situação com algumas ações preventivas.

Não importa a sua abordagem, é essencial utilizar um serviço de hospedagem de e-mail profissional para garantir a legitimidade do seu endereço de e-mail e evitar ser bloqueado. Entre em contato com a ScalaHosting para verificar se atendemos às suas necessidades empresariais.

Perguntas que são comumente feitas

Pergunta: Qual é a definição de uma pasta de spam?

Paráfrase: Uma pasta de spam é um local específico onde mensagens indesejadas são arquivadas. Essa funcionalidade está presente em todos os serviços de e-mail e também pode ser referida como pasta de lixo ou caixa de entrada de lixo.

O que são os filtros de spam?

Um filtro de spam é um programa que analisa e classifica os emails recebidos com base em critérios determinados. Ele consegue detectar mensagens prejudiciais utilizadas por invasores e profissionais de marketing para enviar conteúdo indesejado e perigoso.

Por qual motivo as pessoas enviam mensagens de e-mail indesejadas?

Diversas entidades, como empresas, pessoas, hackers e profissionais de marketing, enviam e-mails indesejados com objetivos variados. Alguns profissionais de marketing e empresas podem incluir você em suas campanhas promocionais, segmentando-o com base em listas de e-mail adquiridas online.

Por outro lado, hackers e outros spammers enviam e-mails indesejados com o objetivo de obter informações pessoais das pessoas, levá-las a enviar dinheiro e para outros propósitos criminosos.

Como posso verificar se o meu domínio está incluído em uma lista negra?

Resposta: Você pode confirmar se o seu domínio está na lista negra verificando-o em sites especializados nesse tipo de pesquisa. Alguns bancos de dados confiáveis incluem Spamhaus, Barracuda, SpamCop, entre outros, que fornecem resultados precisos.

Qual é o formato mais frequente de e-mails indesejados?

O spam de e-mail mais frequente consiste em mensagens de publicidade ou marketing. Por isso, muitas campanhas promocionais legítimas podem ser consideradas spam, apesar de não o serem de fato. Estudos indicam que cerca de 36% de todos os e-mails de spam são de natureza publicitária ou de marketing.