Qual é a sua ocupação atual? Como você sustenta o seu emprego? Existem medidas que podem ser tomadas para preservar o projeto e a sua trajetória profissional.
Um dos meus superiores afirmou que existem duas categorias de projetos de TI em andamento: os que seguem o orçamento e os que estão prestes a ultrapassá-lo. De fato, de acordo com as tendências recentes, a computação em nuvem se revelou mais dispendiosa do que se imaginava inicialmente, tornando difícil para os líderes do projeto estimar os custos envolvidos na construção de novos sistemas na nuvem ou na migração de aplicativos e dados.
Antes de abordarmos a correção das situações, vamos analisar as razões por trás delas. É provável que isso seja resultado da falta de um planejamento adequado, levando a perdas significativas que se transformaram em custos inesperados ou atrasos. Além disso, há desafios orçamentários conhecidos relacionados à migração ou desenvolvimento de novos sistemas, bem como os custos operacionais associados após a implementação. Estamos nos referindo a ambos os aspectos.
Nem todos possuem habilidades excepcionais de planejamento, no entanto, muitos projetos de TI optam por não seguir as práticas disciplinadas de gerenciamento de projetos, como métricas e técnicas de estimativa. Estas diretrizes fornecem uma ideia geral de quanto tempo e recursos serão necessários para realizar tarefas importantes na nuvem. É prejudicial ignorar tais orientações, portanto, é essencial aprender com os erros e aprimorar o planejamento dos projetos.
Muitos podem estar pensando: “Agradeço o óbvio, Sr. Obvio, mas agora ultrapassamos o orçamento em um milhão de dólares, o que geralmente resulta no fim das carreiras em minha empresa.” Como você pode reverter essa situação?
Aqui estão algumas sugestões para experimentar.
Analisar a extensão e identificar possíveis duplicidades. Quais elementos causaram o aumento do custo previsto? Identificar os setores que apresentaram gastos excessivos e verificar se as projeções do orçamento inicial foram adequadas.
A conclusão desse exercício deve ser a criação de novas métricas. Agora temos o conhecimento do custo de implementar a segurança da computação em nuvem em aplicativos e conjuntos de dados migrados, levando em consideração a complexidade do aplicativo. É importante utilizar essas novas métricas daqui para frente, evitando a repetição de erros já cometidos várias vezes.
Examine os hábitos de utilização de recursos na nuvem a fim de detectar possíveis falhas. Com frequência, essas falhas resultam de uma configuração inadequada na nuvem que não tira proveito da arquitetura mais eficiente, levando as cargas de trabalho a consumir mais recursos do que o esperado devido a uma má configuração tecnológica.
A origem desse problema costuma ser a má qualidade da tecnologia e escolhas de configuração inadequadas, como a seleção de tecnologia com base em preferências pessoais em vez de buscar a solução mais eficiente. É possível adotar estratégias mais práticas, como melhorar a distribuição de recursos, a gestão de armazenamento e utilizar a automação para programar e gerir recursos de maneira eficiente.
Dê prioridade às tarefas mais importantes para garantir que limitações de orçamento não prejudiquem as atividades comerciais essenciais. Identifique os serviços e a infraestrutura de nuvem fundamentais e distribua os recursos de maneira adequada.
Ao priorizar os gastos de forma estratégica, é possível maximizar o uso eficiente dos recursos na nuvem, diminuindo os custos relacionados a tarefas menos essenciais para o negócio. Isso pode envolver a adoção de instâncias reservadas mais econômicas ou a utilização de recursos de nuvem em menor escala, como configurações menos robustas de processamento e armazenamento.
Envolver-se em uma comunicação proativa com os provedores de serviços de nuvem é essencial para discutir a situação e avaliar possíveis alternativas para diminuir os custos. Isso inclui a possibilidade de solicitar descontos, já que os provedores podem disponibilizar planos de preços flexíveis, instâncias reservadas ou orientações para otimização de custos, dado que se trata do seu sistema.
Além disso, é possível que seja necessário aceitar compromissos para utilizar serviços em nuvem que se estendam além do período orçamentário. É importante verificar se essa prática está alinhada com as políticas éticas da empresa, consultando o CFO.
Compare suas despesas na nuvem com os parâmetros da indústria e utilize ferramentas de gerenciamento de custos (finops) para monitorar os gastos. Isso proporciona benefícios significativos. Primeiramente, você consegue identificar áreas onde é possível otimizar os custos, como por exemplo, aproveitar instâncias sob demanda para cargas de trabalho menos críticas ou adotar a computação sem servidor para reduzir os custos de infraestrutura. Em segundo lugar, garanta que seus gastos estejam em conformidade com os padrões da indústria. Se você estiver pagando 50% a mais pelo armazenamento de objetos em comparação com o padrão do setor, é necessário fazer ajustes.
Pense em rever a amplitude e os propósitos do projeto. Será viável adiar ou reduzir alguns recursos ou requisitos para otimizar os custos? Reavaliar a abrangência do projeto, alinhando-a de forma mais adequada com o orçamento disponível e realizando ajustes para se manter dentro dele.
Mantenha a comunicação aberta com todas as partes envolvidas no projeto, como os patrocinadores, executivos, equipe e, às vezes, o conselho administrativo. É importante fornecer atualizações sobre o status financeiro, explicando os desafios enfrentados e as ações corretivas implementadas. Às vezes, os líderes do projeto optam por não compartilhar essas informações com aqueles que financiam o projeto, o que pode ser mais prejudicial do que exceder o orçamento. Apesar de serem conversas difíceis, é essencial que ocorram.
Após terminar o projeto, é importante fazer uma avaliação detalhada do trabalho realizado, dos recursos utilizados, do tempo gasto e dos custos operacionais, a fim de compreender as causas do excesso de gastos. O objetivo é evitar a repetição dos mesmos erros.
Adquira conhecimento com as experiências passadas e elabore planos para prevenir situações semelhantes em futuros projetos. Identificar as origens dos problemas permitirá aprimorar a gestão de orçamentos, aperfeiçoar métodos de estimativa e adotar um planejamento mais eficiente, com monitoramento constante dos custos.
As repetições de erros no orçamento não me preocupam tanto, mas os excessos que frequentemente ocorrem pelas mesmas pessoas realizando as mesmas tarefas são preocupantes. Embora haja uma percepção de que os profissionais de TI são os mais propensos a cometer esses erros, à medida que avançamos na adoção da computação em nuvem e nos concentramos em sua produtividade, é crucial corrigir essas questões para manter a confiança no uso da nuvem e, consequentemente, em você.